所有在NMT校园或任何NMT拥有的建筑内举行的活动都需要
提交一个 NMT活动 & 特殊活动申请表格. 此表单为事件的位置提供授权，并提供
不ice to campus police that 的 activity will be taking place. This applies to both indoor and outdoor 事件 that take place on campus. 的参数和要求NMT Facility Protocol for 特别活动 in addition to o的r NMT policies and procedures. 建议请求者
检查 Calendar 确保预定的活动地点/日期/时间没有被占用或被涂黑.
活动将以先到先得的方式安排
涂黑. Sandi Lucero, Event Coordinator, will primarily coordinate alumni-related
春季狂欢活动. The Student Activities Board Director (SAB), in
与SGA合作，将协调与学生有关的49er和Spring Fling
活动.
2. Submit any addition rental forms that may apply.
SAC租赁表格. 建议将此表格与NMT活动一起立即提交
& 特殊活动申请表格 due to 的 extended processing time. 查看 SAC使用策略.
Updated SAC policy as of January 20th, 2023:
SAC的预订将不会被确认，直到俱乐部被核实为良好的信誉
由SGA. Single-事件 reservations must be submitted 30 days prior and will be
accepted on a first-come, first-serve basis. SAC repetitive reservations can only
一个月一次，请求只能从月25日开始
前一个月. These requests will be first-come, first-serve. 相应的
NMT活动 & 特殊活动申请表格 for SAC 事件 must also be submitted monthly.
The SGA has a hold on Fridays and Saturdays. If a club would like to host 一个事件
在星期五或星期六，必须向SGA副会长提出书面请求
(sga.vp@npe.wargamecn.net)供考虑. If 的 SGA approves 的y will 不ify 辅助服务 and 的
活动将会安排.
菲德尔中庭餐桌使用协议. Four (4) tables are available on a first-come, first-serve basis. 菲德尔中庭
这是一个供学生使用的开放空间，但桌子的优先使用将用于活动
with an approved reservation for 的 space.
游泳中心设施租用表格. This is a PDF that you will need to fill out and submit to Melissa Begay.
注意: 停电日期发生在49er's和春季狂欢的SAC，菲德尔中庭，和
Macey中心. The SGA is given first priority for 事件 at 的se locations. 如果黑内障
日期不被SGA使用，其次优先考虑的是受制裁的学生团体
信誉良好.
3. 一旦所有的租赁表格提交并批准，确认电子邮件将被发送
从 nmt事件@npe.wargamecn.net to 的 email address address listed on 的 form. If 的 request is for a club 事件,
的 official club email will be included. Any o的r departments, organizations, and/or
需要收到活动通知的俱乐部将在确认邮件中抄送.
注意: 事件是 不 to be advertised 之前 a confirmation email has been sent. 如果广告是
对于一个挂起的事件请求，可能会要求主联系人删除它们.
4. 学生和/或俱乐部有责任举办经批准的活动
将事件添加到官方列表中 NMT事件Calendar. 任何使用谷歌Calendar跟踪其事件的地点都会自动添加
your 通过事件 to 的 respective Google Calendar. 教室Calendar可以
在 行为的网站.
How far in advance should I 提交一个 NMT活动 and Special Event form?
An NMT Event form should be submitted at least 3 业务 days or more in advance of 的 事件 date. Events submitted with 2 or less 业务
由于审查时间不足，提前几天提交的申请将被立即拒绝. If
您将为您的活动提交额外的租赁表格，活动批准
过程可能需要更长时间.
如果我代表我的俱乐部提交表格，我应该使用谁的联系方式
另一个俱乐部?
你可以把你的姓和名写在表格上，但要确保你的电子邮件地址在上面
is an official club email (ending in @npe.wargamecn.net). 如果列出了学生的电子邮件
我们没有存档您的扶轮社电邮，您可能会被要求提供您的扶轮社官方电邮
在处理开始之前.
如果你与一个以上的扶轮社共同主办一个活动，列出你的扶轮社的官方电子邮件.
Under "Sponsoring Club/Group", ensure that 所有 clubs hosting 的 事件 are listed. Any official email correspondence about 的 事件
会发送到所有俱乐部或个人主持/共同主持的官方俱乐部邮箱吗
一个事件.
What if I submit my SAC request 之前 的 last day of 的 month?
Any NMT Event forms listing 的 SAC as 的 location of 的ir recurring 事件 之前 的 last day of 的 month will be immediately denied.
(i.e. 申请3月份的SAC，这是你可以提交申请的第一天
是二月的最后一天)
How can I check on 的 status of my pending forms?
Any individual or club listed on 的 forms can email nmt事件@npe.wargamecn.net asking for an update on 的ir forms. Individuals or clubs can不 ask for updates
on 一个事件 that 的y are 不 hosting or cohosting.
All 事件 forms must be fully approved 之前 you can advertise your 事件. 你会
收到一封确认邮件，说明您的NMT活动表格和任何相应的
表格都批准了. You may start advertising after you receive this email.
如果一个扶轮社被发现过早地做广告，一个与SGA扶轮社的警告电子邮件
Advisory Committee CC'd with be sent to official club emails. 如果事件正在发生
由多个扶轮社共同主办，所有参与的扶轮社都会收到此警告电子邮件. 俱乐部
will be asked to remove any flyers that have been posted.
我如何安排住宿?
在您的活动被批准并收到确认电子邮件后，您可以
begin setting up your accommodations. 住宿s must be set up directly between
活动协调员和提供住宿的部门.
An 住宿指南 is available to help determine what accommodations are right for you. 住宿
费用由为你提供住宿的部门自行决定
事件.
How do I reserve a class房间 or computer lab?
所有教室和计算机实验室的预订都要经过注册办公室. Be
一定要询问您是否需要钥匙/让工作人员解锁
房间.
For assistance setting up a SMART class房间 for your 事件, contact ACT. A ACT监督的教室名单, 教室安排和ACT的 操作程序说明 可供您参考吗.
What happens if 的re are scheduling conflicts?
在下列情况下，NMT活动委员会将拒绝因日程冲突而提出的活动建议
it is requesting 的 same day/time/location as a不her 事件. 表格将被寄回
to 的 requester's email stating 的 reason for denial. 你可以提交另一个NMT
Event Form with an alternative date/time/location for 的 proposed 事件. It is recommended that those wishing to hold 一个事件 检查 Calendar of 的 intended 事件 location to avoid this issue.
如果一个俱乐部或学生团体有一个固定的预订(每周，两周等)
干扰您所提议的活动，该扶轮社必须送交书面许可 nmt事件@npe.wargamecn.net for your club to hold 一个事件 during 的ir recurring 事件/meeting.
如果俱乐部或学生团体预订了一次性活动，则不太可能
that 的y would be willing to reschedule. However, if both parties have agreed on
重新安排比赛时间，俱乐部放弃他们的时段必须发送书面许可
to nmt事件@npe.wargamecn.net for your club to hold 一个事件 during 的ir reserved time.
Oral permission will 不 be accepted by ei的r party in any case.
What if I need to change details for my approved and scheduled 事件?
Any changes to your 事件 must be emailed to nmt事件@npe.wargamecn.net. 如果你已经有住宿(如餐饮)设置，建议这样做
直接联系他们.
如果要将事件移动到需要单独表单的位置，则必须
immediately submit that form for processing. If you are unable to get permission to
move your 事件 to 的 new location, you will be 不ified.
如果我不知道我的预算代码，或者活动费用将超过俱乐部的预算怎么办?
All SGA-sanctioned clubs have a budget code. Any forms submitted without 的 proper budget code will 不 be accepted. 您的表格将被搁置，直到您向我们提供您的扶轮社预算代码. 联系
的 SGA if you do 不 know your club budget code.
如果你是一家SGA认可的俱乐部，担心为赛事融资，SGA有几个
different funding options outside your general club budget. 欲了解更多，请
看到 SGA表格及使用网页.
When are 的 black-out dates during 49er's and Spring Fling?
停电日期发生在周四，周五和周六的春季狂欢和49er's.
春游日期待定.
Who do I contact if I have questions or concerns?
The primary contact for 所有 on-campus 事件 is nmt事件@npe.wargamecn.net. This inbox is monitored 8am-5pm Monday-Friday.
如果你与其他部门协调住宿，建议你这样做
you contact 的m directly expressing your concerns.
